¿Cómo organizar la cena de clausura de un congreso?

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¿Cómo organizar la cena de clausura de un congreso?

Cena de clausura:  el preludio del final del congreso

En la recta final de un congreso, del tipo que sea, la cena de clausura, es el broche final a unas jornadas técnicas marcadas por las ponencias, lecciones magistrales y/o Ted Conference, que llenan los días de trabajo. Es un encuentro social, distendido, que propicia la relación entre los participantes del congreso, acompañados o no por sus parejas o acompañantes, donde poder interactuar relajadamente.

Cuántos somos y a dónde vamos

De nada nos sirve organizar una cena sino lo comunicamos a nuestros invitados. En este punto y para el congreso de cirujanos que hemos organizado recientemente, decidimos poner en práctica una fórmula de invitación poco convencional pero que en nuestro caso, nos proporcionó un número de asistentes muy cercano al real. Para ello decidimos entregar en la mesa de acreditaciones una tarjeta a los congresistas en la que les pedíamos que contestaran a dos preguntas: ¿asistirá a la cena de clausura? y de hacerlo, ¿asistirá solo o acompañado? Pero sin dar más datos. Realmente la falta de información adicional  levantó mucha expectación. Recogidas las tarjetas tuvimos una idea muy aproximada de los asistentes.
La siguiente acción fue diseñar un cartel informativo sobre la cena indicando el lugar y la hora junto a una foto de uno de los salones que íbamos a utilizar que pusimos en el lugar más visible de  la entrada al congreso. También se pidió pasar por el mostrador de acreditaciones para así poder reconfirmar la asistencia y que todo el que no se hubiera apuntado, pudiese sumarse aun.  Ambas acciones fueron un éxito, no sólo de convocatoria, sino también para el equipo de organización, puesto que el número de confirmaciones obtenidas se acercó mucho al número final de asistentes para los que se dispuso el salón.

Después de analizar las diferentes opciones de espacios que teníamos sobre la mesa, decidimos que la cena de nuestro congreso se celebraría en el Palacio de  Fernán Núñez, actual sede de la Fundación de los Ferrocarriles Españoles desde 1985. El espacio se adaptaba perfectamente a nuestras necesidades no sólo por capacidad, sino además porque nos permitía mostrar a los invitados un espacio singular en el centro de la capital, residencia de los Grandes de España desde mitad del S XVIII y palacio de referencia de la vida social madrileña desde mediados del siglo XIX a principios del  XX. Una gran oportunidad para mostrar parte de nuestro patrimonio histórico.

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Una cena de clausura en dos tiempos

Los invitados fueron recibidos en el Patio de Recibo del palacio por miembros de la sociedad promotora del congreso a los que asistió el personal de la organización en el control de acceso.  La escalinata principal era el escenario perfecto para que los invitados se hiciesen las fotos de su llegada. En la Logia se les ofreció una “copa de bienvenida” acompañada de unos aperitivos. Para este rato contamos con Arte Entre Amigos: música en directo con un dueto de cuerda. En este espacio se montaron  mesas altas vestidas con manteles largos color piedra. En un lugar destacado un centro alto de flores decoraba y ambientaba la magnífica estancia acristalada.

La cena se sirvió en el Salón de Baile y en el Salón Isabelino, estancias contiguas a la Logia. La decoración barroca de los salones marcó la elección del montaje y decoración de las mesas, para el que contamos con la experiencia y buen hacer de MEDEMS, que interpretó muy bien nuestra idea de conseguir que los salones barrocos  tuviesen un aspecto elegante, fresco y relajado.

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Menos es más

Se dispusieron mesas cuadradas de 10 y 12 comensales con doble cabecera  en ambos salones. La diferencia entre los dos la marcó la posición de la mesa presidencial que era la única que tenía asignados a los invitados. Utilizamos manteles largos color piedra, vajilla blanca de líneas rectas, cristalería de pie alto, servilletas de algodón color lino y sillas modelo Tifanny en blanco decapado. Los centros de flores eran bajos y montados en cristal cuadrado con flor blanca y decoración vegetal.
El momento del café es el indicado para los discursos y entregas de diplomas y/o premios. Fue en ese momento cuando el Presidente del Comité Organizador del congreso junto con los miembros de  la Junta Directiva de la Asociación de Cirujanos Vasculares de Habla  Hispana, entregaron  los premios. El acto se cerró con  los discursos.
Finalizado ese momento, podríamos decir que la cena de clausura había concluido para el equipo de organización. No obstante, esto no quiere decir que ya podíamos desaparecer de la escena: aun quedó despedir a los invitados con la misma cordialidad y cortesía con la que se les recibió.

 

 

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