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Cómo organizar un congreso médico: el papeleo

Protocolo Eventos Congreso

Cómo organizar un congreso médico: el papeleo

Este post debería titularse realmente: “cómo organizar un congreso médico y no morir en el intento: el papeleo” así se ajustaría más a la realidad. Organizar un congreso requiere mucho papel y, aunque intentamos imprimir al mínimo -por aquello de ser sostenibles– la verdad es que es una tarea difícil.

Documentación ejecutiva y documentación administrativa

Cuando estudiaba protocolo en los libros de López Nieto y Mallo encontré una clasificación para el “papeleo”  que siempre acompaña a todo acto. Distinguía el autor entre documentos de preparación y documentos de ejecución.  Desde entonces he venido haciendo esa distinción porque me ha resultado siempre muy útil de cara a organizar el archivo.

 

En todo acto hay, por un lado, una serie de documentos que ayudan en la ejecución del mismo: el briefing, las listas de invitados, las invitaciones, el programa, la escaleta, etc.; es una documentación ejecutiva, sin la misma no se podría ejecutar el acto que hemos planificado. Por otro otro lado, y dentro de la documentación de preparación, estaría la documentación administrativa, dentro de la cual se incluyen todos aquellos documentos que requieren algún tipo de tramitación burocrática. De esta última es de la que les voy a hablar, porque es -como veremos- tanto o más importante que la otra.

Papeleo inicial: contrato de prestación de servicios

Sin este documento no hay nada, es el inicio del “papeleo“. El cliente tiene que contratar los servicios que el organizador de eventos debe prestarle. Esos servicios deben quedar definidos muy claramente. En nuestro caso fue un acuerdo para realizar un evento “llave en mano”, el evento se convirtió en nuestra responsabilidad de principio a fin.

Papeleo administrativo necesario: autorizaciones

El “papeleo” administrativo del congreso que hemos organizado recientemente en GMS ha sido, como les decía, importante e ineludible, ya que era absolutamente necesario para que se llevase a cabo. La mayoría de las veces todo se está tramitando al mismo tiempo, aunque una documentación dependa de otra y la celebración del propio congreso dependa de una autorización.

En el caso del CVHH2017 la autorización era doble, por un lado la declaración de interés sanitario, que se solicita en el Ministerio de Sanidad y por otro la misma declaración pero a nivel europeo, el EcuMed Ethical . Son gestiones que requieren un tiempo para hacerlas y un tiempo para obtener respuesta, además ambas requieren de una definición clara del evento a organizar, tener ya el programa cerrado: tener fecha, una sede (cuya mera reserva requiere la firma de un contrato y hacer un desembolso importante de dinero), un programa científico, etc.

Para ayudar a la tranquilidad del organizador baste decir que si no se tiene todo cerrado con carácter previo, no se puede solicitar la autorización y hasta que no se tiene la autorización es difícil -aunque no imposible- que alguien se inscriba o colabore económicamente de alguna manera; la pescadilla que se muerde la cola o el diagrama de procesos que les comparto a pie de párrafo. Ustedes dirán “¿qué importancia puede tener eso? Si no hay autorización no se celebra y punto, se rescinden los contratos y a otra cosa”. Sin duda una buena respuesta pero me parece que les he mencionado que el evento era “llave en mano” (en otro post hablaremos de esto).

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Las autorizaciones se pidieron en plazo y su resolución en el caso de la que dependía del Ministerio llegó muy rápidamente, pero la autorización de Europa nos hizo pasar alguna que otra noche de insomnio conectadas a una página en el que se informa de la obtención de esos permisos mediante un código de color, ni que decir tiene que el día que de color morado cambiamos a color azul GMS fue una fiesta, pues al CVHH2017 le faltaban pocas semanas para abrir sus puertas.

Papeleo administrativo con efectos jurídicos: los contratos

Un contrato es un compromiso de voluntades con obligaciones para los firmantes, alguien da algo y alguien tiene que pagar por algo, es lo habitual. Ya hemos hablado del inicial, el de prestación de servicios, pero se firmaron muchos contratos: de patrocinio, de colaboración, de alquiler de espacios, de servicio de catering, etc.

Lo habitual es que cuando reservas un espacio o encargas un catering tengas que dar una cantidad como reserva, habitualmente el 50% del importe total del contrato (como les decía todo esto se está firmando al mismo tiempo -o incluso antes- que estaba pendiente el saber el resultado de un trámite administrativo de solicitud de autorización.

Papeleo administrativo que ayuda al descanso: los seguros

Responsabilidad Civil y Accidentes, los principales. Son seguros que te ayudan a descansar. Que nada quede al resultado del azar o el pensar que “esto no va a ocurrir” porque los seguros están para eso, para solucionar lo imposible. Son contratos en los que el margen de negociación es casi imposible, porque sus condiciones están cerradas, lo más importante es que cubran desde el día en que empieza el montaje hasta el día en el que se ha terminado de desmontar todo correctamente y las personas que han asistido al congreso -como actores o trabajadores- así como los materiales que se necesitaron para el mismo vuelven al lugar del que salieron.

Otro papeleo administrativo

Para no aburrirles con un detalle prolijo de toda la documentación en este apartado les mencionaré someramente el resto de documento que han pasado por las manos de quien llevó la gestión administrativa del CVHH2017: nóminas, seguros sociales, autorizaciones de cesión de imagen, declaraciones de cobertura por la LOPD, presupuestos y facturas de proveedores, inscripciones con su certificación y factura correspondiente, facturas por colaboración, recibos por colaboraciones, reserva de billetes, reserva de hoteles, reserva de vehículos, liquidaciones de impuestos, y un largo etcétera de documentos que convenientemente archivados en carpetas formarán parte del archivo histórico del evento, junto con los que sirvieron para la ejecución del mismo, por supuesto.

Aunque parezca increíble tenemos todo el papeleo identificado y archivado, una tarea importante que ya está realizada. ¡¡A por el siguiente desafío!!

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