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Los 10 mandamientos de anfitrión imperfecto

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Hace un par de meses dedicábamos un post al invitado imperfecto, hoy lo vamos a hacer con el anfitrión, porque hay anfitriones que conocen perfectamente su papel y otros que realmente dejan mucho que desear ¿o no?. Seguro que todos conocemos a algún anfitrión con alguna de estas características -negativas- que hacen que lo recordemos perfectamente ¿verdad?. Es lo que vamos a denominar “anfitrión imperfecto” y ahí van nuestros diez mandamientos:

No recibir a los invitados

Hay anfitriones en eventos a los que realmente difícilmente le ponemos cara, porque directamente no la dan. No nos saludan al entrar, como debería ser; dejan esta tarea tan importante en manos de terceros ajenos al evento o a la empresa. En más de una ocasión hemos sido recibidos por auxiliares de protocolo, y, aunque han hecho muy bien su tarea, ese no es su cometido. Recibir a los invitados es tarea del anfitrión o persona de su empresa o institución en quien él delegue. Si no es un evento masivo lo normal es que el anfitrión reciba a sus invitados, ya sea a pie de coche, en la entrada, en el umbral o en el hall (él decide teniendo en cuenta la persona a la que va a recibir). Si es un evento en el que está prevista una gran asistencia, lo normal es poner a miembros del equipo directivo de la empresa recibiendo a distintas categorías de invitados; aprovechando los momentos iniciales del evento para que el anfitrión diga unas palabras de agradecimiento dirigidas a todos y luego, en el momento de agasajo a los invitados, vaya por los corrillos saludando. Lo que no es de recibo es que el invitado llegue y no sepa quien es su anfitrión, que nadie le reciba ni le diga nada. A veces nos encontramos en una situación de este estilo, que deja bastante en entredicho al anfitrión, por cierto.

No presidir ni estar en la mesa de la presidencia

Hay anfitriones que directamente no aparecen en la mesa de la presidencia, o están tan lejos del puesto principal que no podemos identificarlos. Está bien ceder cuando viene alguien muy importante, pero ceder a todo el mundo porque tienes muchos compromisos o a tu acto vienen muchas autoridades y quieres quedar bien con todas te aleja de los puestos centrales y desvirtúa el evento. Estuve una vez en un evento en el que el anfitrión cedió su puesto en la presidencia a una señorita a la que habían contratado como maestra de ceremonias, que lo hacía fenomenal como tal, pero que estaba en una mesa en un puesto que no le correspondía, rodeada de una serie de personas a las que, en caso de duda, no podía dar ninguna respuesta, pero claro, era un rostro famoso de la tele en aquel momento.

No conocer el programa del evento que organiza

Hay anfitriones que delegan tanto que hasta confían en su equipo lo mas importante, la supervisión del evento que organizan. No es necesario que el anfitrión conozca al detalle cada uno de los aspectos técnicos del evento que ha encargado a un tercero organizar, pero sí debería tener interés e informarse de los detalles generales y de los específicos de su papel -si alguno tuviera en el acto, que seguro lo tiene- en el mismo. Si no conoce el programa, no sabrá ni quien viene, ni a qué viene, qué tiene que hacer o qué tiene que decir. Quién no se ha visto en la tesitura de tener que informar al anfitrión cinco minutos antes de que empezase el evento sobre la trayectoria profesional de quienes le acompañaban en la mesa de la presidencia o de cómo se llamaba el único premiado al que iba a entregarle un premio. Eso es no conocer el programa y deja en muy mal lugar al anfitrión

No pronunciar unas palabras de saludo

Al inicio del acto, cuando todos están sentados en nuestro puesto lo mínimo que esperamos es que el anfitrión se dirija a todos los invitados, los salude y agradezca su presencia en el acto. Esas palabras de saludo son el primer contacto que el invitado tiene con el anfitrión en algunos casos, son su carta de presentación, dan medida de la consideración en la que tiene a sus invitados. Es una actividad que no se puede delegar por muy tímido que sea el anfitrión; el invitado está deseando que alguien reconozca y valore el esfuerzo que ha hecho por ir esa tarde de verano a escuchar esa conferencia o a la presentación de ese libro. No es un discurso, simplemente saludar y agradecer, un par de frases. Que me salude el maestro de ceremonias o el presentador, está bien, pero lo suyo es que quien me ha convocado, me diga algo.

No manejar criterios objetivos en la adjudicación de puestos

A los invitados a un evento hay que ordenarlos -si protocolizamos el espacio- siguiendo criterios objetivos. ¿Cuántas veces nos hemos encontrado con que hay que ordenar a algunos invitados según el poco objetivo criterio del “me cae bien/me cae mal”? La aplicación de criterios subjetivos en la adjudicación de puestos puede producir agravios comparativos, y si un invitado se siente agraviado ya hay una persona que no está cómoda y que puede transmitir su incomodidad al resto de asistentes. Sucede mucho en los actos con autoridades invitadas, si tenemos una norma como el Real Decreto 2099/83 ¿por qué no la aplicamos? en lugar de eso tiramos de filias, fobias, simpatías y antipatías, que es humano, pero en actos de compromiso es mejor -muchas veces- dejarlas en el cajón.

No facilitar el networking entre sus invitados

Hay anfitriones que aún sabiendo que sus invitados no se conocen entre sí no hacen nada por presentarlos. Muchas veces dan por hecho que se conocen, otras por pura desidia. Lo normal sería que él, que conoce a todos, los vaya presentando entre sí, buscando algún criterio de afinidad que permita romper el hielo y que ayude a que la conversación fluya. El networking se produce en ese momento de agasajo que el anfitrión tiene para con sus invitados -aperitivo, vino español, cóctel, etc.- y es fundamental para que nuestros invitados disfruten del momento. No hay nada más triste que contemplar a invitados solos, con la sola compañía de su copa.

No tratar con amabilidad a todos sus invitados

A todos, a los que le caen bien y a los que le caen no tan bien. ¿Quién no ha ido a un evento en el que el anfitrión “la ha tomado” con alguien y se ha dedicado a ridiculizarle? Y por no llegar a ese extremo ¿quién no ha estado en un acto en el que el anfitrión se ha limitado a hacer la pelota a algún invitado mientras que ignoraba al resto?. Busquen en la memoria que alguno habrá, seguro. Trato amable y palabras para con todos, sin distinciones. Todos están allí porque los ha convocado, han acudido a su llamada por distintos motivos, el anfitrión solo tiene una obligación: ser amable.

No salir del evento después de los invitados

Anfitriones que “tienen otras cosas que hacer” y dejan el lugar del evento despidiéndose a la francesa, o haciendo mutis por el foro, de modo y manera que el invitado que intenta despedirse del anfitrión y darle las gracias por haberle invitado, se encuentra -habitualmente- dándole las gracias a la misma persona que le ha recibido -el auxiliar de protocolo- porque el anfitrión que no despide es que tampoco ha recibido. Esto es de muy mala educación, si has convocado a tus invitados, qué mínimo que esperar a que se vayan para irte tú ¿o no?.

No responsabilizarse del evento

El hecho de encargar a un tercero que organice su evento no libera al anfitrión de la responsabilidad de lo que ocurra en el mismo. Esa responsabilidad ni se delega, ni se elude, se asume. El anfitrión es el responsable último de lo que allí suceda, y si algo sale mal asume la responsabilidad y se disculpa, pero no le “echa la culpa” al primero que pasa por allí. Luego ya buscará al responsable del desaguisado y exigirá explicaciones, pero poner de pantalla a un tercero … nunca. Los invitados no tienen porqué saber a quien ha contratado el anfitrión para hacer qué cosa dentro de ese acto; ellos han ido allí porque el acto lo organizaba el anfitrión, no porque la empresa encargada de la limpieza fuera Peláez y Cía o la de producción fuera Menganítez and Co. Esa responsabilidad es también económica, y hay que pagar por lo que se contrata.

No respetar a quienes trabajan en el evento

Hay anfitriones que consideran que quienes trabajan en el evento son poco menos que sus esclavos, que están allí para cumplir todos y cada uno de sus caprichos por aquello de que “quien paga manda” y “aquí se hace lo que yo digo”. Son personajes -afortunadamente ya quedan menos- que intentan imponer sus puntos de vista con base en los criterios entrecomillados que se exponen en la frase anterior. No respetan los criterios ni los conocimientos que pueden tener quienes se dedican a organizar eventos, no están abiertos al diálogo ni a la explicación argumentada; sencillamente pagan y mandan. Derrochan mala educación y tienen a todo el mundo en tensión, trabajar para ellos se convierte en una pesadilla.

Hasta aquí los diez mandamientos, probablemente podríamos ampliar la lista, pero lo dejaremos en estos diez. ¿A que conocen a alguien que entra en alguno de ellos ? El hecho de que se de uno solo hace a nuestro anfitrión imperfecto y habitualmente no es solo uno, sino varios y todos ellos se pueden resumir en uno: la mala educación

 

 

 

 

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