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Cómo gestionamos el equipo de eventos del Congreso CVHH

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Cómo gestionamos el equipo de eventos del Congreso CVHH

Gestionar un equipo de trabajo en cualquier tipo de evento requiere la colaboración eficaz de todos y cada uno de sus miembros, esa necesidad es tanto más importante cuando estamos hablando de una pequeña empresa enfrentada a un gran reto. Partimos de un equipo inicial de tres personas que fue aumentando a medida que fueron apareciendo las necesidades para llegar al Congreso siendo 18  personas dedicadas 100% a hacer un gran trabajo. La gestión de ese grupo nos hizo poner en práctica una gran cantidad de enseñanzas teóricas, podemos asegurarlo, pero también nos sirvió para aprender muchas cosas tanto a nivel organizativo como de comunicación. La enseñanza fundamental: no es necesario un gran número de personas para organizar un gran evento, solo es necesario elegir a las adecuadas.

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¿Qué es necesario para que gestión y colaboración sean eficaces?

Involucrar al equipo en el proyecto. En este caso se trataba de un equipo externo, al que hubo que fichar ex profeso para el evento, por lo que hubo no solo que lograr que se involucrase con el proyecto de evento, sino también con la filosofía, objetivos y valores de la empresa organizadora del mismo. Esa tarea fue un reto que asumimos desde GMS y que se solventó con una labor paulatina y coordinada de las socias de la empresa.  protocolo eventos

Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo y asignar las tareas indicando el inicio y fin de las mismas, siendo siempre muy rigurosos con el cumplimiento de los plazos, ya que en un equipo reducido no podíamos permitirnos ningún retraso. Al mismo tiempo que unas tareas vencían, se iban reasignando nuevas tareas de inmediato. En esta labor han sido fundamentales las herramientas de trabajo colaborativo a través de la red, una forma de saber qué estaba haciendo cada uno en cada momento y poder “echar una mano” cuando era necesario.

Tener muy claros los roles de cada uno dentro del equipo. En las instrucciones de trabajo que se iban repartiendo entre los miembros del equipo, ese dato estaba siempre muy claro. Cada persona tenía definido su puesto y a quién reportaba en el supuesto de que se plantease un problema. protocolo eventos equipo

Valorar a las personas resolutivas. En los equipos pequeños es un acierto contar con personas que sean capaces de tomar la iniciativa resolviendo cualquier incidencia que pudiera surgir sin necesidad de estar constantemente reclamando supervisión. Ser creativo, tomar decisiones dentro de un margen siempre es bienvenido. En GMS hemos tenido el privilegio de contar con ese tipo de personas.

Tener una relación cordial con los miembros del equipo. Construimos una relación con los miembros del equipo basada en la confianza. Aunque conocíamos a los miembros del equipo era necesario involucrarles en el proyecto y conseguir que se sintiesen parte de GMS, les pedíamos un esfuerzo enorme -madrugar, por ejemplo- pero allí estábamos todos, a primera hora, poniéndonos al día mientras tomábamos el desayuno o comentando incidencias durante la comida. equipo eventos protocolo

Reunirse con periodicidad. Desde el primer momento -hace más de año y medio- se establecieron reuniones del equipo base. Conforme se iba acercando la fecha esas reuniones pasaron de mensuales a semanales y acabaron siendo diarias. En la reunión se daba cuenta de lo realizado y se programaban y distribuían tareas entre los miembros del equipo. Las reuniones, al principio, no tenían por qué ser físicas, podían ser on line.

Cuidar la comunicación entre los miembros del equipo. Todo el equipo tenía a su disposición el proyecto a través de la red. De esa forma -como señalábamos en el punto 2) de esta lista- se podía comprobar in situ el nivel de cumplimiento de objetivos.

Y la fundamental: reconocer el trabajo bien hecho. Tanto a nivel material como inmaterial.

Hemos tratado de resumir los aspectos que fueron esenciales en el trabajo del equipo de eventos del CVHH, dejando para un futuro post el organigrama del equipo y la distribución de tareas entre sus miembros.

 

Imagenes, captura de pantalla de: Econ-IT2,  thrill.com, It Pro, Pinterest 

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