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Cómo se organizan las ponencias en un congreso: la escaleta.

¿Cómo se organizan las ponencias en un congreso? La escaleta.

Una de las cuestiones mas críticas a la hora de organizar un congreso es coordinar perfectamente ponencias y ponentes. Parece obvio pero no lo es. Por una parte contamos con un programa que, previamente, ha elaborado la secretaría científica. Dicho programa es inamovible ¿de verdad? Bueno, no. Más adelante veremos que siempre hay que estar preparado para los imprevistos.

 

 

De acuerdo, tenemos el programa, pero los ponentes… ¿dónde están los ponentes? Hay que pensar que vienen de distintas partes del mundo, no todos se acreditan el primer día y algunos tienen que marcharse antes de finalizar el Congreso. En ocasiones hay que modificar el programa ¡que no cunda el pánico! Contamos con una herramienta fundamental que nos va a facilitar a todos el trabajo: la escaleta.

Cada cosa en su sitio: ponencia, comunicación oral y póster

En los congresos científicos existen distintos tipos de comunicación: en las mesas redondas, los ponentes están físicamente sentados en la mesa de presidencia y, por turnos, van presentando sus exposiciones. La duración de esas ponencias suele ser de media hora cada una. El trabajo previo consiste en preparar la mesa para la sesión: carteles con los nombres, botellitas de agua y vasos (son mas seguros que las copas cuando tienes que cambiarlos en tiempo record) y coordinar los tiempo con los técnicos de audiovisuales para que, en el momento en el que un ponente se dirige al atril, su trabajo ya esté proyectado en la pantalla.

      

Las comunicaciones orales difieren de las ponencias en que en la mesa presidencial sólo están presentes el presidente y dos vocales (con sus carteles y su agua) y los congresistas suben al atril desde su asiento en el auditorio. Y aquí comienza la dificultad (y la emoción). Estas presentaciones suelen durar diez minutos y también están acompañadas de proyección.  Y para complicar mas el trabajo de las organizadoras comienzan las sesiones póster ¡estas si que son frenéticas! Cada presentación dura 5 minutos en el mejor de los casos. En la mesa solo se sientan presidente y vocales y los oradores acuden al atril desde el auditorio ¡¿cómo lo hacemos?!

La escaleta

La escaleta, también denominada regiduría o cronograma, es la lista ordenada y minutada de todas las actividades que se van a desarrollar en el acto, teniendo en cuenta los distintos espacios, los actores y los recursos que se necesitan para llevarlas a cabo.
Gráficamente es una tabla en la que la primera columna define la hora y, a continuación (y según el gusto de las organizadoras), vamos a detallar los aspectos que hemos de tener en cuenta para que todo fluya perfectamente sincronizado: en qué sala se desarrolla el acto, cómo se compone la mesa, quién expone, título de la exposición, qué otras acciones hay que llevar a cabo (cambios en la mesa, micrófonos, proyecciones, luz…).

 


También nos indica en qué momento se hacen las pausas y dónde se sirven el café o el almuerzo. En el Congreso de Cirujanos Cardiovasculares los tiempos fueron especialmente críticos pues el Palacio de Linares es grande y había que recorrer distintas áreas ¡qué no se nos pierdan los congresistas!

¡Todos a sus puestos!

Todos las personas pertenecientes a la organización del congreso deben tener una escaleta actualizada. Es fundamental que los técnicos de audiovisuales estén preparados para proyectar en cada momento la exposición adecuada. Y ahora sí, si algún ponente o la mesa presidencial necesita hacer algún cambio, aunque no se pueda reflejar en el programa, se actualiza inmediatamente en la escaleta. Por eso es vital que cuando se modifica se distribuya entre todos los implicados (incluida la mesa presidencial). Sería toda una catástrofe que un ponente no tuviera su presentación en tiempo y lugar.

¡Estamos preparadas para lo que surja!

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