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Cómo organizamos el congreso de cirujanos: la sede

Cómo organizamos el congreso de cirujanos: la sede

Los que nos seguís habitualmente ya sabéis a estas alturas que GMS ha organizado la XVI Convención de Cirujanos Vasculares de Habla Hispana CVHH que se celebró en Madrid los pasados días 9 a 11 de octubre.
Vamos a ver en diferentes post a lo largo de las semanas algunos aspectos de su organización que creemos que pueden ser útiles a quien se enfrente a la compleja puesta en pie de un congreso. El primero de la serie es el más importante: ¡¡sin sede no hay congreso que valga!!

La elección de la sede del congreso

La asociación científica que promueve este congreso en asamblea general celebrada en Quito (Ecuador) en octubre de 2015 eligió para su siguiente convención la ciudad de Madrid. Los congresos de dicha asociación se celebran cada dos años, siempre alrededor de la fecha del 12 de octubre y alternan entre ciudades europeas, latinoamericanas o norteamericanas. Siempre dirigidos a estos profesionales repartidos por todo el mundo y a los que les une el idioma. En Quito la sección hispana de la asociación presentó su candidatura ofreciendo como gancho aquellos puntos fuertes de la ciudad que les parecieron los más interesantes de Madrid. Entre ellos, la sede. Era obligatorio para su organización que se celebrara en el Palacio de Linares, sede de la Casa de América, en la mismísima plaza de Cibeles. El equipo negociador de GMS Protocolo y Eventos recibió pues estas dos condiciones –fecha y sede– como inamovibles e imprescindibles: en su propio origen estaba el nexo de unión entre los países participantes y la seña de identidad que mantiene viva la asociación desde que se fundó.

La contratación de la sede

El primer paso fue, por tanto, ponerse en contacto con Casa de AméricaPalacio de Linares para ver si había posibilidad de alquilar el edificio. ¡Si no se alquilaba, no había nada que rascar! Y sobre todo, si no se podía hacer alrededor del 12 de octubre, perdía sentido. Evidentemente, no fue sencillo y hubo que tocar muchas teclas. El gran problema era precisamente la fecha elegida: aun estando a casi dos años de la celebración de la convención, la situación del edificio en pleno corazón de Madrid y en el eje Prado-Recoletos donde se celebran el desfile militar del Día de la Fiesta Nacional, era una posible fuente de problemas. Aun así, y con todas las precauciones que no se nos iban de la cabeza, se firmó el contrato que nos comprometía con el palacio y la fecha.

La inspección de los espacios disponibles

Aunque el proceso deba hacerse del revés -ver las salas e instalaciones- para comprobar que se pueda celebrar en ellas el acto previsto, a nosotras no nos quedó otro remedio que “meter” el congreso en lo que había. Evidentemente, si la sede no hubiese tenido, al menos, un auditorio con capacidad para alojar a los congresistas, tampoco se habría podido presentar el Palacio en la candidatura. ¡Al menos una cosa teníamos clara! Las sesiones se podían celebrar.

 
Y eso ya era un primer paso, porque para el segundo, la cosa se puso algo más compleja. Todo congreso y especialmente uno médico, suele incluir una exposición comercial: los cirujanos y médicos necesitan estar al día. La farmacéutica es una industria que crece todos los días y lanza constantemente nuevos productos al mercado. Necesitábamos espacio expositivo. En el edificio que alberga el auditorio Gabriela Mistral no lo hay. En la terraza y patio o jardín entre las calles Marqués de Duero y Paseo de Recoletos, podría haberlo, pero estábamos sujetos al clima. En Madrid puedes, o bien ahogarte, o bien, andar en bañador en el mes de octubre. No nos podíamos arriesgar.

    
La tercera opción era el propio Palacio de Linares. Visitamos todas las salas disponibles tanto en la primera como en la segunda planta y nos pareció que las que ocupan en esta segunda planta todo el frontal del palacio hacia la plaza de Cibeles eran las mejores para la exposición comercial: ya que había que cambiar de edificio para visitarla, al menos que la visita compensara. ¡Desde el punto de vista del profesional médico, por supuesto! Pero también desde el artístico. El edifico está estupendamente restaurado y tener la oportunidad de visitarlo compensó muchos problemas de producción que después vinieron! Aun necesitábamos para el congreso un espacio más. Para la exposición de los póster: además de comunicaciones y ponencias, hay una tercera modalidad. Esta forma de exponer un caso quirúrgico debe presentarse y exponerse en formato póster de 100 cm de alto por 80 cm de ancho. Y debe ser accesible y visitable durante todo el tiempo que dure el congreso.

La adecuación de los espacios al congreso

Como os hemos contado en nuestro post anterior, los edificios históricos tienen algunos “pequeños inconvenientes” que hay que ir solventando poco a poco, uno a uno y con mucha paciencia, imaginación y profesionalidad. En nuestro palacio no se podía ni colgar un clavo, ni pegar nada a las paredes o a los suelos, ni rozar los entelados, estucos y decoraciones. No se podía poner máquina alguna de café, ni grifo con agua, ni panel de luces. Las salas nobles de la primera planta son un museo. Y las paredes del auditorio, como si lo fuesen. Justo allí , en los espacios libres que quedan entre el patio de butacas y las paredes del recinto, decidimos montar la exposición de los pósters.
Necesitábamos los pocos espacios de que dispone este edificio, más moderno y con entrada por la calle Marqués de Duero, para montar las mesas para la entrega tanto de las acreditaciones como de la cartera y material de los congresistas. Y por supuesto, la oficina técnica.

    

 

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