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5 “Inco-tajas” o “Venta-nientes” de organizar un evento en un edificio histórico

Organizar un evento

“Incotajas”, “ventanientes”, no, no se preocupen, las administradoras de este blog no nos hemos convertido de repente en inventoras de “palabros”, solo pretendemos  reflejar un hecho: que toda ventaja puede contener inconvenientes, y que los inconvenientes, muchas veces y aunque no lo creamos, llevan incorporada más de una ventaja. Esto lo ha ratificado estos días el equipo organizador del  evento #CVHHMadrid2017, que ha tenido su escenario en dos edificios históricos de la capital de España: los palacios de Linares Fernán Núñez. Veamos alguna de esas “incotajas” o “ventanientes” desde el punto de vista de quien organiza un evento.

Ubicación del edificio

La ventaja de un edificio histórico es su ubicación espacial, en el centro de la ciudad; “cerca de todo”, de las zonas comerciales y de ocio del centro, bien comunicada por transporte público, “a tiro de piedra” de los principales museos de la ciudad. El inconveniente es el acceso con vehículo privado, limitado por las zonas de aparcamiento en superficie y la capacidad de los aparcamientos subterráneos. 

Su ventaniente: la utilización del transporte público y del vehículo de movilidad ecológica -ese que se puede coger y dejar en cualquier punto de la ciudad- en los desplazamientos del equipo organizador.

Contratación

Contratar un espacio de estas características suele conllevar la firma de un contrato tipo cerrado sin posibilidad de negociación. 

Su incotaja: la simplicidad, no es un contrato farragoso. Identificación de las partes, objeto, precio, rescisión y jurisdicción aplicable.

Catering residente

Estos edificios suelen tener una empresa o empresas que suministran el catering para el evento. El inconveniente es que no se puede llevar un catering propio, pero a la vez es una ventaja, ya que esas empresas conocen a la perfección el espacio, saben de los lugares apropiados para ubicar mesas, sillas, mesas de apoyo, etc.

 

Su ventaniente: conocer el espacio ayuda al servicio y distribución rápida de los alimentos y bebidas, que se sirven desde los puntos más accesibles del propio edificio sin necesidad de hacer grandes desplazamientos.

Seguros especiales

Estamos en un edificio histórico, el edificio en sí es una obra de arte que requiere que quienes deambulan por sus estancias lo hagan poniendo el sumo cuidado, hay muebles, cuadros y tapices que no se pueden tocar y alfombras que no se pueden pisar. Esto es un inconveniente y a la vez una ventaja ya que nos ayuda a extremar la seguridad, a poner cuidado en lo que hacemos y en cómo lo hacemos y para aquellas situaciones imprevisibles todo profesional debe contar con los seguros oportunos que, en contra de lo que se piensa, no son tan caros, pero si absolutamente necesarios.

Espacios únicos

Salas, salones, zonas comunes tienen el inconveniente de su decoración, así están y no se puede poner nada más que requiera la realización de una obra aunque esta sea mínima, ni un cable, ni una chincheta … ¡nada!. La ventaja es que no hay que hacer grandes cambios, si quieres un espacio de esas características es por un motivo concreto relacionado con los objetivos del evento. 

La ventaniente aquí es sin duda la creatividad: cómo colocar paneles y objetos sin necesidad de tirar cables, hacer agujeros o poner clavos. El equipo de producción debe echar mano de su vena más creativa y buscar soluciones que agraden al cliente sin dañar el espacio.

Solo cinco pero podrían ser muchas más. Organizar un evento en un edificio de estas características es un auténtico privilegio y todo un desafío para los profesionales de protocolo y eventos. Les seguiremos contando.

 

Fotos: GMSProtocolo, Natural Dharma, Rutas Pangea

 

 

 

 

 

 

 

 

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