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Gestión del tiempo en la organización de #eventos

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Cuando organizamos un evento hay un factor fundamental: el tiempo. A menudo el tiempo que tenemos es muy escaso, la mayoría de las cosas que nos piden tienen que estar “para ayer“, además, conforme se acerca la fecha límite desearíamos que los días tuviesen 28 horas, y no exagero.

Organizando el evento: ¿Gestionamos el tiempo de una forma eficaz?

Para quien observa desde fuera al equipo que organiza un evento -durante el proceso de organización- a menudo le parece que el caos reina en ese lugar. Les resulta imposible entender la frase que todos pronuncian: “esto es un caos organizado“, porque si hay dos palabras contrapuestas son esas dos. Muchas veces quien observa está en lo cierto y si no les detallo:

  • Varias personas realizando la misma tarea en el mismo momento.
  • Instrucciones confusas (no se hasta donde llega mi trabajo y dónde empieza el de otro compañero que está haciendo algo similar).
  • Se cita a los que van a trabajar -para un ensayo por ejemplo- y quien los ha convocado llega tarde (y no me refiero a cinco minutos).
  • Comidas interminables.
  • Cafés interminables y cigarrillos interminables.
  • Trabajo decisivo que se pospone porque hay que hacer una tarea rutinaria que nadie quiere hacer.
  • Cosas que se hacen en el último momento sin que nadie las pida o porque nadie las ha reclamado antes.
  • Todos piden y nadie hace nada.
  • Todos están deseando hacer algo si alguien les da instrucciones.

Todo esto y muchas cosas más nos suenan familiares ¿verdad?; son situaciones con las que nos hemos encontrado cuando nos han pedido auditar procedimientos o cuando realizamos un informe de resultados (si somo concienzudos).

¿De verdad falta tiempo para organizar un evento?

La frase que más se utiliza es la “falta de tiempo“; las cosas no salen bien porque “ha faltado tiempo“, “no tuve tiempo“, “no me lo pidieron a tiempo“, etc. El tiempo tiene la culpa de todo, por lo que podemos ver.

Hay una creencia -errónea– muy extendida entre quienes organizan eventos, según la cual cuantas más horas se dediquen a la organización del evento, más productivos somos y mejor queda el evento. Si esto fuera verdad ¿cómo es posible que con todo el tiempo que le dedicamos aún nos falte tiempo y las cosas no salgan bien?. Porque no es cuestión de tiempo, es cuestión de organizar bien el tiempo del que se dispone. No estamos gestionando bien nuestro tiempo.

¿Cómo gestionar bien el tiempo cuando organizamos un evento?

Saco del baúl de los recuerdos los apuntes de un curso de gestión de tiempo al que asistí a finales del siglo pasado -para mi fue muy efectivo- y les resumo alguno de los puntos que nos expuso la formadora que lo impartió.

  • Partimos de una base: estar siempre ocupado no es sinónimo de ser productivo, sino de que no tenemos claro nuestro objetivo y/o no sabemos qué hacer para conseguirlo.
  • Si conocemos el objetivo y qué hay que hacer para alcanzarlo, sabremos identificar correctamente qué es lo que no tenemos que hacer, por tanto: no lo haremos.
  • Durante una semana: hacer diariamente un listado de las tareas que realizamos y del tiempo que les dedicamos a cada una de ellas (incluyendo descansos, café en la máquina, agua en la máquina, cigarrillo en la entrada … todo).
  • Con los datos obtenidos en el punto anterior podemos clasificar las tareas realizadas, pero nos vamos a quedar solo con las que se dirigen al cumplimiento del objetivo. Esa clasificación se hará según su importancia y urgencia (nos quedará algo así: importante y urgente, importante y no urgente, no importante y no urgente).
  • Una vez realizada la clasificación podremos comprobar cuanto tiempo le hemos dedicado al cumplimiento del objetivo y cuanto se nos ha ido en tareas que ni son urgentes ni importantes.
  • Ya hemos distinguido entre urgente e importante, nos toca diseñar un plan de gestión del tiempo (no se preocupe, no se pierde mucho tiempo en hacerlo) de forma que dediquemos más tiempo a las tareas importantes (ya sean urgentes o no) que se dirigen a la consecución del objetivo y menos a las que nos roban tiempo. Hay que aprender a dosificar teniendo en cuenta que lo importante no urgente de hoy puede ser importante y urgente en un par de días, y ese súbito cambio de nivel estresa bastante.
  • Con toda esta información vamos a redactar un plan de gestión de tiempo semanal: cada lunes a primera hora nos ponemos manos a la obra, y al terminar la jornada revisamos. Algo muy importante: no debemos perder de vista el objetivo, el plazo para alcanzarlo y el modo de conseguirlo, ya que todas nuestras tareas van encaminadas en esa dirección.

En la gestión de tiempo es muy importante el establecimiento de un procedimiento e incluir en nuestra rutina diaria la revisión del plan que nos marquemos. No es una pérdida de tiempo, al contrario, es un ejercicio de autodisciplina con el que se obtienen muy buenos resultados.

Nunca olvide que su tiempo es muy valioso: perderlo frustra y quien está frustrado ni es eficaz ni productivo.

¿Te atreves a realizar un plan de gestión de tiempo?

 

 

 

 

 

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